Sao y bản chính là gì? Bản sao y được sử dụng như thế nào và trong thời hạn bao lâu?

Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Các loại giấy tờ có thể sao y bản chính?

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Ví dụ: Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu, Giấy phép kinh doanh, Giấy tờ nhà đất, giấy tờ xe, Giấy kết hôn; giấy khai sinh (bản chính)….

Sao y bản chính ở đâu?

Hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

- Phòng tư pháp trực thuộc ủy ban nhân dân huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

- Phòng công chứng nhà nước hoặc phòng công chứng tư đều có chức năng sao y bản chính

- Đối với các cá nhân đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài, khi có nhu cầu sao y chứng thực, sẽ tiến hành sao y tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự đặt tại nước đó.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Thủ tục thực hiện sao y bản chính

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (sao y bản chính) được đề cập tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cụ thể:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bản sao y chỉ sử dụng trong 6 tháng?

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, xét đến thực tiễn cũng cần lưu ý:

Giá trị sử dụng của bản sao y - chứng thực giấy tờ phụ thuộc vào yếu tố thông tin của giấy tờ gốc có khả năng bị thay đổi, điều chỉnh theo quy định pháp luật khác hay không,

- Đối với bản sao y các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.

- Đối với bản sao y các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân, …) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn giá trị.