Những lợi ích và quy trình thực hiện cấp bản sao chứng thực điện tử từ bản chính cho người dân, doanh nghiệp.

Đồng thời, tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định như sau: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hiện nay, các cấp chính quyền đang đẩy mạnh việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, việc sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà còn với cả cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan hành chính làm nhiệm vụ chứng thực, cụ thể:

Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.

Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một bản sao giấy chứng thực từ bản chính), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực để phát hành văn bản chứng thực và chuyển vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc chuyển vào thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Để chủ động khi yêu cầu giải quyết việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại cơ quan thực hiện chứng thực, người dân, doanh nghiệp có thể đặt trước lịch hẹn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn bằng cách thực hiện các bước sau: sử dụng tài khoản cá nhân để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia. Chọn mục “Dịch vụ công nổi bật”. Chọn tiếp mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận” hoặc “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận” tương ứng với từng loại bản chính giấy tờ, văn bản. Sau đó lựa chọn cơ quan yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và cài đặt lịch hẹn phù hợp với mình. Trường hợp cơ quan chứng thực không thể sắp xếp giải quyết theo lịch hẹn sẽ có thông báo thay đổi thời gian hẹn về cho cá nhân thông qua tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và số điện thoại đã đăng ký.

Như vậy, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một bản sao giấy chứng thực từ bản chính), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.